Регистрация онлайн-кассы в налоговой: пошаговая инструкция в 2021 году

Регистрация контрольно-кассовой техники усложнилась вслед за тем, как изменился сам порядок работы с ней – нововведения в 54-ФЗ требуют применения кассовой программы. Причина в том, что теперь обязательно указывается наименование товара как на ЕСХН, так и на УСН и ПСН.

Заполнение 6-НДФЛ также претерпело изменения: первый и второй разделы формы теперь выглядят иначе.

Несмотря на это, весь процесс займет у вас не более получаса.

Процесс регистрации онлайн-кассы

Приступая к заполнению документов, выберите оператора фискальных данных и составьте договор с ним. Регистрация оборудования выполняется:

на портале ОФД;
на месте, в налоговой (город значения не имеет);
через ЛК на портале ФНС.

Самый простой из предложенных способов – онлайн-регистрация. Вам не придется ждать осмотра ККТ, заполнять документацию и собирать недостающие бумаги.

Сделать это можно самостоятельно на nalog.ru, а при затруднениях обратиться к операторам или представителям ЦТО. За саму постановку на учет никто, кроме посредников, брать с вас деньги не должен. Процедура бесплатна, потому что выполняется в обязательном порядке.

Требования к оборудованию

С 2021 года онлайн-кассами должна начать пользоваться большая часть предпринимателей – вступил в силу 54-ФД. Среди основных требований к смарт-терминалам:

возможность использования в фискальном режиме;
фиксация сведений в ФП, на контрольной ленте и чеке;
поддержка энергонезависимого хранения сведений;
возможность распечатки чеков;
отсутствие функции изменения сведений.

С полным списком ознакомьтесь на официальном сайте Федеральной налоговой службы. 54-ФЗ также указывает на то, что для проверки факта регистрации, налогоплательщик должен лично посетить налоговый орган по месту учета. Сама процедура происходит по установленному регламенту.

Поиск модели смарт-терминала в реестре

ККТ, отсутствующие в реестре ФНС, не могут пройти регистрацию в налоговых органах. Соответственно, использовать их нельзя тоже.

Для поиска своего кассового оборудования в реестре используйте сайт службы: kkt-online.nalog.ru. Указав название оборудования по паспорту, запустите проверку. Применять аппарат можно тогда. когда вам придет ответ «включена в реестр, но не зарегистрирована».

Наименование отсутствует? Тогда еще раз сверьте заводской номер на самом смарт-терминале и в его паспорте, а при их соответствии отправьте фото модели и паспорта в поддержку.

Чек лист: шесть этапов регистрации

Заранее найдите свой адрес в ФИАС. Если же вы не смогли обнаружить в списке даже улицу, обойтись без посещения ФНС не получится. Придется собирать правоустанавливающие документы на магазин и идти с ними в администрацию района.

Первый этап. Подача заявления

Процесс начинается с заполнения заявления: для этого авторизуйтесь на nalog.ru и откройте вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». Там вы найдете соответствующую кнопку, при клике по которой следует заполнить форму.

В нее вводите:

адрес места установки;
наименование вашего магазина;
модель самого оборудования, его серийный и заводской номера.

Последние два обязательно есть в базах Федеральной налоговой службы – проверка автоматизирована. Система предупредит, если кто-то уже регистрировал эти номера раньше вас.

Второй этап. Введение особых параметров применения ККТ

Данные верны? Тогда вас перебросит на следующую форму – в ней указываются особые параметры применения контрольно-кассовой техники. Здесь выбираем подходящие пункты, например, «предназначена для работы только в автономном режиме».

Обратите внимание, что убрать параметр после его выбора нельзя – поэтому будьте внимательны. Указывайте его лишь в том случае, если на территории не ловит сотовая связь. Она обязательно обозначается в приказе, размещенном на сайте регионального правительства, или быть утверждена региональным законодательством.

Третий этап. Выбор ОФД

В 290-ФЗ указывается, что именно через ОФД в электронном формате будет передаваться вся информация. Исключение из правил – техника, устанавливаемая в местности без связи.

При переходе на третий этап выбираем того ОФД, с которым вы заключили договор. Сделать это нужно заранее. Вам будет предложен готовый список, остается лишь найти в нем нужную организацию.

Четвертый этап. Внесение регистрационного номера и ИНН

После клика на «Подписать и отправить», форма передаётся на рассмотрение. При его подтверждении, вы получите специальный регистрационный номер для оборудования. Внимательно скопируйте или перепишите его – допустив ошибку, придется выбрасывать ФН, так как он будет недействителен.

В смарт-терминал он вводится вместе с ИНН – порядок зависит от модели устройства. Обычно такая функция предусмотрена в сервисном режиме, либо в режиме администрирования.

Пятый этап. Составление отчета и печать чека

Отправка отчета о регистрации ККТ требует указания параметров фиксализации – это десятизначное число, его смарт-терминал распечатает после введения параметров. Его указывают в поле «Фискальный признак».

Дополнительно следует ввести порядковый номер чека, дату получения ФП и его номер. Все эти сведения можно быстро найти на распечатанном пару минут назад чеке – внимательно сверяйте их несколько раз. Ошибок не обнаружили? Тогда кликайте по надписи: «Подписать и отправить».

Шестой этап. Получение карточки регистрации

Даже несмотря на то, что вы уже получили возможность печатать чеки, без карточки регистрации делать этого нельзя. Фискальный документ, напечатанный до завершения регистрации, обеспечит вам блокировку через месяц.

Начинать работу со смарт-терминалом можно с даты выдачи карточки регистрации. Она предоставляется в электронном виде и подписывается усиленной квалифицированной подписью ФНС.

Теперь в ЛК ОФД укажите параметры регистрации. Готово: вы можете приступать к работе с ККТ. Проверить или распечатать регистрационную карточку можно во вкладке «Список документов, направленных в налоговый орган». Просто найдите там кнопку «Посмотреть ответ».

Где можно допустить ошибку?

Если во время настройки оборудования возникли трудности, скорее всего, вы:

Отправили отчет о регистрации слишком поздно. Максимальное время отправки – не более суток со дня выдачи номера регистрации.
Слишком много раз заменяли фискальный накопитель. Максимальное количество перерегистраций кассы – не более двенадцати раз.
Указали ОФД неправильно. Порядок применения ККТ нарушается, хотя касса продолжит свою работу. Такая ситуация происходит тогда, когда в самой ККТ уже поменяли ОФД, а на сайте ФНС – нет.
Ввели неверный регистрационный номер. Не удивляйтесь, что ФН перестал работать – подобные ошибки недопустимы.
Допустили несоответствие настроек и регистрационных сведений. Касса при этом продолжит функционировать, даже если адрес места, указанный в кассе и в базе налоговой, не соответствует. Проверяйте информацию – между устройством и сайтом она синхронизироваться самостоятельно не может.

Перечисленные ошибки провоцируют как техническую неисправность фискальных накопителей, так и серьезные нарушения установленных норм. Лучше несколько раз проверить правильность настроек, чем потом платить штрафы и приобретать новое оборудование.

Снятие техники с регистрации

Если устройство потеряно, похищено, передано другому лицу или просто больше не нужно – его нужно снять с учета. Аналогичная процедура проводится и по истечении срока действия ключа ФН, или при несоответствии оборудования требованиям – но уже принудительно.

Технику можно снять:

на сайте ОФД;
в личном кабинете налоговой службы;
посетив ФНС самостоятельно.

Когда ККТ утрачена либо украдена, подтверждающие справки при отправке заявления через Интернет не требуются. При личном обращении заявление дополняется справкой, полученной не позже чем через один рабочий день после происшествия. Аналогичная ситуация и с добровольной передачей оборудования третьим лицам.

Для снятия с учета перейдите на портал Федеральной налоги службы и выберите соответствующий раздел. Заполните небольшую форму, указав дату получения признака и номер фискального документа, причину снятия и отправьте получившееся заявление.

Остается лишь дождаться ответа – обычно между ним и датой подачи заявления проходит не более десяти дней.

При возникновении трудностей обратитесь к специалистам. Большинство фирм, занимающихся продажей смарт-терминалов (в том числе и интернет-магазин АРТА), предлагают свои услуги по подключению, настройке и регистрации купленной у них техники.

Тип заявки *

Программное обеспечение *

Версия

Оборудование *

Модель

Телефон *

Почта *

ИНН *

Описание неисправности *